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Diese Aufzeichnungen müssen sein!

Wenn Sie in Ihrem Verein Mitarbeiter beschäftigen, sind Sie als Arbeitgeber verpflichtet, sozialversicherungs- und lohnsteuerrechtlich relevante Tatbestände aufzuzeichnen. Außerdem müssen Sie bei der Einstellung die wesentlichen Bestimmungen des Arbeitsverhältnisses nach dem Nachweisgesetz schriftlich festhalten und dem Arbeitnehmer eine Kopie dieser Aufzeichnungen spätestens einen Monat nach Beschäftigungsbeginn aushändigen.

Kommt es durch die Verletzung der Aufzeichnungspflichten zu einer verspäteten, unvollständigen oder gar keiner Abführung der Sozialabgaben und Steuern, können die Verantwortlichen hierfür haftbar gemacht werden. Neben den handelnden Personen kann sich die Haftung auch auf die vertretungsberechtigten Vorstandsmitglieder (§ 26 BGB) erstrecken.

Sozialversicherung

Haben Sie als Arbeitgeber Ihre Aufzeichnungspflichten nicht ordnungsgemäß erfüllt, kann dies in der Sozialversicherung fatale Folgen haben. Kann dadurch

• die Versicherungs- und Beitragspflicht für den Arbeitnehmer oder

• die Beitragshöhe

nicht konkret festgestellt werden, darf der Prüfer der Deutschen Rentenversicherung die Beiträge zu den einzelnen Sozialversicherungen insgesamt schätzen (Summenbeitragsbescheid nach § 28 f Abs. 2 SGB IV): Er muss also  das  Arbeitsentgelt nicht für jeden einzelnen Beschäftigten ermitteln.

Werden Lohnunterlagen entgegen § 28 f SGB IV vorsätzlich oder leichtfertig nicht geführt oder aufbewahrt, handelt es sich außerdem um eine Ordnungswidrigkeit, die mit einer Geldbuße belegt werden kann (§ 111 Abs. 4 SGB IV).

Lohnsteuer

Für Ansprüche aus dem Steuerschuldverhältnis haften die Verantwortlichen bei vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Pflichtverletzung. Werden deshalb Steuern nicht oder nicht rechtzeitig festgesetzt bzw. gezahlt, haften die Verantwortlichen auch für die wegen der Pflichtverletzung zu zahlenden Säumniszuschläge.

Die Einzelheiten zu den Aufzeichnungspflichten sind

• im Nachweisgesetz (§ 2),

• der Beitragsverfahrensordnung für die Sozialversicherung (§ 8) und

• der Lohnsteuerdurchführungsverordnung (§ 4)

geregelt.

Der Arbeitgeber hat für jeden Beschäftigten Lohnunterlagen zu führen (§ 28 f Abs. 1 SGB IV). Sie sind bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres aufzubewahren.

Die Unterlagen müssen nach Kalenderjahren getrennt aufbewahrt werden. Das gilt auch für geringfügig Beschäftigte. In den Entgeltunterlagen sind neben den persönlichen Daten des Beschäftigten insbesondere folgende Angaben aufzunehmen:

• Beginn und Ende der Beschäftigung,

• Beschäftigungsart,

• Arbeitsentgelt und seine Zusammensetzung für jeden Abrechnungszeitraum,

• regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit und die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden.

Zu den Entgeltunterlagen gehören außerdem Aufzeichnungen zu:

• Umlagen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (Lohnfortzahlung im Krankheitsfall),

• Beitragsgrundlagen zur gesetzlichen Unfallversicherung,

• Umlage für das Insolvenzgeld.

Außerdem sind in besonderen Fällen zusätzliche folgende Nachweise und Unterlagen zu den Entgeltunterlagen zu nehmen:

• Beitragsfreiheit einzelner Lohnbestandteile (z. B. Reisekosten, Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeitszuschläge)

• Versicherungsfreiheit in der Sozialversicherung (z. B. Studiennachweis, Befreiungsbescheide),

• Erklärungen von kurzfristig geringfügig Beschäftigten über eventuelle weitere kurzfristige Beschäftigungen im Kalenderjahr,

• Erklärungen von geringfügig entlohnten Beschäftigten bei einem Verzicht auf die Versicherungsfreiheit in der gesetzlichen Rentenversicherung,

• Erklärungen von Beschäftigten bei einem Verzicht auf die Anwendung der Gleitzonenberechnung in der Rentenversicherung.

• Bescheide der Einzugsstelle oder der Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung Bund zur Feststellung der Versicherungspflicht.

Wichtig: Diese gesetzlichen Vorschriften gelten auch für sogenannte 450 €-Kräfte (geringfügig Beschäftigte nach § 8 Abs. 1 Nr. 1 SGB IV).

Für das Lohnsteuerabzugsverfahren muss der Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer und jedes Kalenderjahr ein Lohnkonto führen (§ 41 EStG, § 4 LStDV). Dieses Lohnkonto ist immer am Sitz der Betriebsstätte zu führen. Mitarbeiter, bei denen eine Pauschalbesteuerung vorgenommen wird, dürfen in einem Sammelkonto zusammengefasst werden (§ 4 Abs. 2 Nr. 8 Satz 2 LStDV).

Das jeweilige Lohnkonto muss die folgenden Angaben beinhalten:

• Alle für den Lohnsteuerabzug und die Lohnsteuerzerlegung erforderlichen Merkmale aus der Lohnsteuerkarte oder einer entsprechenden Bescheinigung.

• Art und Höhe des gezahlten Arbeitslohns einschließlich der steuerfreien Bezüge sowie die einbehaltene oder übernommene  Lohnsteuer   (muss kontinuierlich bei jeder Lohnzahlung eingetragen werden). Lohnsachverhalte, wie z. B. Kurzarbeitergeld oder Leistungen nach dem Mutterschutzgesetz und Elternzeit.

• Unterbrechungen der Lohnzahlung.

• Einmalige Bezüge.

Die Lohnkonten sind sechs Jahre aufzubewahren.

(Quelle: http://www.redmark.de/verein/newsDetails?newsID=1276503870.59&d_start:int=3&topic=SteuernBuchfuehrung&topicView= Steuern%20%26%20Buchf%FChrung&b_start:int=0&-C=)

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