Kurz und Knapp

Protokollführung

Protokollführung

Welche Form muss ein Protokoll haben? Wie detailliert muss das Protokoll sein? Bei welchen Versammlungen/Sitzungen muss überhaupt ein Protokoll angefertigt werden? Muss ein Protokoll unterschrieben werden und wenn ja von wem? Um diese und weitere Fragen zu beantworten, lesen Sie nachfolgend einige Grundregeln zur Erstellung eines (rechtssicheren) Protokolls.

Gesetzlich vorgeschrieben ist ein Protokoll lediglich für Mitgliederversammlungen. Aber es sollte keiner weiteren Erklärung bedürfen, dass auch die Beschlüsse und ggf. die Entscheidungsfindungsprozesse der Vorstandsitzungen schriftlich festgehalten werden sollten, um spätere Diskussionen zu vermeiden. Es kann auch ratsam sein, die Pflicht zur Anfertigung von Protokollen per Satzung zu regeln, z. B. dann, wenn viele Abteilungen/Untergruppen bestehen, damit der Vorstand den Überblick behält.

Grundsätzlich sind drei Arten von Protokoll zu unterscheiden:

a) Ergebnisprotokoll

Wie der Name schon sagt, werden hier ausschließlich die gefassten Beschlüsse mit den entsprechenden Abstimmungsergebnissen festgehalten, nicht jedoch der vorherige Dikussionsverlauf.

b) Verlaufsprotokoll

Bei dieser Protokollart wird neben den Beschlüssen auch der Diskussionsverlauf festgehalten, wobei nicht sämtliche Redebeiträge wortwörtlich zitiert werden sondern zusammengefasst. Auch Personen, die nicht an der Sitzung teilgenommen hatten, können mithilfe des Verlaufsprotokoll das Treffen nachvollziehen.

c) Wortprotokoll

Diese Protokollart ist sehr aufwendig, hält sie doch jede Wortmeldung schriftlich fest, selbst Zwischenrufe.

Unabhängig von der Art der Protokolls müssen folgende Angaben enthalten sein:

• Name des Vereins
• Art der Versammlung
• Ort, Tag und Zeit der Versammlung
• Namen des Versammlungsleiters und des Protokollführers
• Zahl der anwesenden Mitglieder
• Feststellung der satzungsmäßigen Einberufung
• Festgestellte Tagesordnung
• Feststellung der Beschlussfähigkeit
• Gestellte Anträge
• Art der Abstimmung
• Genaue Abstimmungsergebnisse
• Genaue Personalien der Gewählten und (!) Erklärung der Wahlannahme
• Beschlüsse im genauen Wortlaut
• Ende der Versammlung
• Unterschrift Protokollführer, Versammlungsleiter (ggf. weiterer Personen lt. Satzung)

Ein Verpflichtung zur Genehmigung des Protokolls besteht grundsätzlich nicht, es empfiehlt sich jedoch, um den Beweiswert des Protokolls zu erhöhen.

(c) Steuerberatung Sandra Oechler

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