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„Ab dem 01.01.2025 wird der Begriff der elektronischen Rechnung neu definiert. Zukünftig liegt E-Rechnung nur dann vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das strukturierte elektronische Format einer elektronischen Rechnung.
Weiterhin gilt, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein müssen. „Lesbarkeit“ bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die XML-Datei maschinell auswertbar sein muss (maschinelle Lesbarkeit). Daher ist die zusätzliche Erstellung eines menschenlesbaren Dokuments nicht erforderlich. Denn Folge aus der maschinellen Auswertbarkeit einer standardisierten Datei ist auch, dass die Datei durch ein Visualisierungstool menschenlesbar angezeigt werden kann. Die zusätzliche Übermittlung eines menschenlesbaren Dokuments (z. B. durch ein hybrides Format oder ein zusätzliches PDF-Dokument) ist aber optional möglich.
Als sonstige Rechnungen gelten ab dem 01.01.2025 alle Rechnungen in Papierform oder in elektronischen Formaten, die nicht den Vorgaben von § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG entsprechen (anderes elektronisches Format). Dazu zählen auch alle nicht strukturierten elektronischen Dateien, zum Beispiel als JPEG- oder bloße PDF-Datei.
Bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ist regelmäßig eine E-Rechnung auszustellen. In diesen Fällen bedarf die Ausstellung einer E-Rechnung nicht mehr der Zustimmung des Empfängers; gleichzeitig setzt dies voraus, dass dieser die technischen Voraussetzungen für die Entgegennahme einer E-Rechnung schafft.
Die Regelungen zur verpflichtenden Verwendung von E-Rechnungen gelten genauso für Rechnungen, die von Kleinunternehmern ausgestellt werden. Sie gelten auch, wenn der Rechnungsempfänger Kleinunternehmer ist oder ausschließlich steuerfreie Umsätze ausführt.
Bei Rechnungen für einen Umsatz an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist, kann eine sonstige Rechnung ausgestellt werden. In diesen Fällen ist die Ausstellung und Übermittlung einer Papierrechnung umsatzsteuerrechtlich immer zulässig. Eine Ausstellung und Übermittlung als E-Rechnung oder als eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format ist hingegen in diesen Fällen nur mit der Zustimmung des Empfängers möglich. Diese Zustimmung bedarf keiner besonderen Form und kann auch konkludent (z. B. durch eine widerspruchslose Annahme) erfolgen.
Wird ein Umsatz sowohl für den unternehmerischen als auch für den nichtunternehmerischen Bereich einer juristischen Person ausgeführt, geht die Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung vor.“
Anmerkung: Das heißt, dass z. B. Steuerberater und Rechtsanwälte auch dann zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet sind, wenn der Rechnungsempfänger lediglich Kleinunternehmer und/oder sowohl im ideellen Bereich als auch in einem (ggf. steuerbegünstigten) wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb tätig ist. Lediglich in den Fällen, in denen der Verein ausschließlich im ideellen Bereich tätig ist, könnte (!) weiterhin eine Papierrechnung vereinbart werden. Umgekehrt bedeutet dies dann zwangsläufig, dass z. B. auch nur Kleinunternehmer-Vereine den Empfang dieser E-Rechnung sicherstellen und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen müssen (s. o.). Es ist daher allen derzeit noch nicht digital aufgestellten Vereinen dringend empfohlen, sich auf diese Neuerung (frühzeitig) einzustellen.
„Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, können abweichend immer sonstige Rechnung ausgestellt und übermittelt werden.
E-Rechnungen können sowohl in einem rein strukturierten als auch in einem hybriden Format erstellt werden. Ein zulässiges elektronisches Rechnungsformat muss insbesondere gewährleisten, dass die Rechnungspflichtangaben elektronisch übermittelt und ausgelesen werden können. Insbesondere Rechnungen nach dem XStandard und nach dem ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 stellen grundsätzlich eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format dar.
Die Übermittlung einer E-Rechnung muss in elektronischer Form erfolgen. Für die Übermittlung von E-Rechnungen kommen beispielsweise der Versand per E-Mail, die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle oder die Möglichkeit des Downloads über ein (Kunden-)Portal in Betracht.
Ab dem 01.01.2025 besteht für inländische Unternehmer die Notwendigkeit, eine E-Rechnung empfangen zu können. Hierfür reicht es aus, wenn der Rechnungsempfänger ein E-Mail-Postfach zur Verfügung stellt. Die Beteiligten können abweichend hiervon andere elektronische Übermittlungswege vereinbaren.
Verweigert der Rechnungsempfänger die Annahme einer E-Rechnung bzw. ist er technisch hierzu nicht in der Lage, hat er kein Anrecht auf eine alternative Ausstellung einer sonstigen Rechnung durch den Rechnungsaussteller. In diesem Fall gelten die umsatzsteuerrechtlichen Pflichten des Rechnungsausstellers auch als erfüllt, wenn er eine E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich um eine ordnungsgemäße Übermittlung bemüht hat.“
Anmerkung: Gerade dieser letzte Absatz unterstreicht die o. g. Empfehlung, sich den neuen Medien nicht zu verschließen sondern es vielmehr auch als Chance zu sehen, sich durch eine Digitalisierung des Vereins zukunftsfähig aufzustellen, möglichst junge Leute für Vereins-/Vorstandarbeit zu begeistern und optimalerweise dadurch auch Arbeitserleichterungen zu schaffen, die Zeit für andere Tätigkeiten im Verein freigeben. Denn klar ist auch – ab 01.01.2025 müssen E-Rechnungen „nur“ empfangen werden, aber ab 01.01.2028 müssen sämtliche Unternehmer auch E-Rechnungen schreiben, d. h. auch z. B. Kleinunternehmer-Vereine mit nur 1-2 Sponsoren müssen die Sponsoringrechnung als E-Rechnung schreiben und versenden.
(c) Steuerberatung Sandra Oechler
E-Rechnung ab 01.01.2025
Bislang liegt ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums lediglich im Entwurf vor, dennoch ist damit zu rechnen, dass die hier festgehaltenen Regelungen im Wesentlichen in Kraft treten werden, weshalb die relevanten Stellen nachfolgend auszugsweise zitiert werden:
Elektronische Rechnung
„Ab dem 01.01.2025 wird der Begriff der elektronischen Rechnung neu definiert. Zukünftig liegt E-Rechnung nur dann vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das strukturierte elektronische Format einer elektronischen Rechnung.
Weiterhin gilt, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein müssen. „Lesbarkeit“ bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die XML-Datei maschinell auswertbar sein muss (maschinelle Lesbarkeit). Daher ist die zusätzliche Erstellung eines menschenlesbaren Dokuments nicht erforderlich. Denn Folge aus der maschinellen Auswertbarkeit einer standardisierten Datei ist auch, dass die Datei durch ein Visualisierungstool menschenlesbar angezeigt werden kann. Die zusätzliche Übermittlung eines menschenlesbaren Dokuments (z. B. durch ein hybrides Format oder ein zusätzliches PDF-Dokument) ist aber optional möglich.
Sonstige Rechnungen
Als sonstige Rechnungen gelten ab dem 01.01.2025 alle Rechnungen in Papierform oder in elektronischen Formaten, die nicht den Vorgaben von § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG entsprechen (anderes elektronisches Format). Dazu zählen auch alle nicht strukturierten elektronischen Dateien, zum Beispiel als JPEG- oder bloße PDF-Datei.
Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung
Bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ist regelmäßig eine E-Rechnung auszustellen. In diesen Fällen bedarf die Ausstellung einer E-Rechnung nicht mehr der Zustimmung des Empfängers; gleichzeitig setzt dies voraus, dass dieser die technischen Voraussetzungen für die Entgegennahme einer E-Rechnung schafft.
Die Regelungen zur verpflichtenden Verwendung von E-Rechnungen gelten genauso für Rechnungen, die von Kleinunternehmern ausgestellt werden. Sie gelten auch, wenn der Rechnungsempfänger Kleinunternehmer ist oder ausschließlich steuerfreie Umsätze ausführt.
Bei Rechnungen für einen Umsatz an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist, kann eine sonstige Rechnung ausgestellt werden. In diesen Fällen ist die Ausstellung und Übermittlung einer Papierrechnung umsatzsteuerrechtlich immer zulässig. Eine Ausstellung und Übermittlung als E-Rechnung oder als eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format ist hingegen in diesen Fällen nur mit der Zustimmung des Empfängers möglich. Diese Zustimmung bedarf keiner besonderen Form und kann auch konkludent (z. B. durch eine widerspruchslose Annahme) erfolgen.
Wird ein Umsatz sowohl für den unternehmerischen als auch für den nichtunternehmerischen Bereich einer juristischen Person ausgeführt, geht die Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung vor.“
Anmerkung: Das heißt, dass z. B. Steuerberater und Rechtsanwälte auch dann zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet sind, wenn der Rechnungsempfänger lediglich Kleinunternehmer und/oder sowohl im ideellen Bereich als auch in einem (ggf. steuerbegünstigten) wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb tätig ist. Lediglich in den Fällen, in denen der Verein ausschließlich im ideellen Bereich tätig ist, könnte (!) weiterhin eine Papierrechnung vereinbart werden. Umgekehrt bedeutet dies dann zwangsläufig, dass z. B. auch nur Kleinunternehmer-Vereine den Empfang dieser E-Rechnung sicherstellen und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen müssen (s. o.). Es ist daher allen derzeit noch nicht digital aufgestellten Vereinen dringend empfohlen, sich auf diese Neuerung (frühzeitig) einzustellen.
Kleinbetragsrechnungen
„Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, können abweichend immer sonstige Rechnung ausgestellt und übermittelt werden.
Zulässige Formate einer E-Rechnung
E-Rechnungen können sowohl in einem rein strukturierten als auch in einem hybriden Format erstellt werden. Ein zulässiges elektronisches Rechnungsformat muss insbesondere gewährleisten, dass die Rechnungspflichtangaben elektronisch übermittelt und ausgelesen werden können. Insbesondere Rechnungen nach dem XStandard und nach dem ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 stellen grundsätzlich eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format dar.
Übermittlung und Empfang von E-Rechnungen
Die Übermittlung einer E-Rechnung muss in elektronischer Form erfolgen. Für die Übermittlung von E-Rechnungen kommen beispielsweise der Versand per E-Mail, die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle oder die Möglichkeit des Downloads über ein (Kunden-)Portal in Betracht.
Ab dem 01.01.2025 besteht für inländische Unternehmer die Notwendigkeit, eine E-Rechnung empfangen zu können. Hierfür reicht es aus, wenn der Rechnungsempfänger ein E-Mail-Postfach zur Verfügung stellt. Die Beteiligten können abweichend hiervon andere elektronische Übermittlungswege vereinbaren.
Verweigert der Rechnungsempfänger die Annahme einer E-Rechnung bzw. ist er technisch hierzu nicht in der Lage, hat er kein Anrecht auf eine alternative Ausstellung einer sonstigen Rechnung durch den Rechnungsaussteller. In diesem Fall gelten die umsatzsteuerrechtlichen Pflichten des Rechnungsausstellers auch als erfüllt, wenn er eine E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich um eine ordnungsgemäße Übermittlung bemüht hat.“
Anmerkung: Gerade dieser letzte Absatz unterstreicht die o. g. Empfehlung, sich den neuen Medien nicht zu verschließen sondern es vielmehr auch als Chance zu sehen, sich durch eine Digitalisierung des Vereins zukunftsfähig aufzustellen, möglichst junge Leute für Vereins-/Vorstandarbeit zu begeistern und optimalerweise dadurch auch Arbeitserleichterungen zu schaffen, die Zeit für andere Tätigkeiten im Verein freigeben. Denn klar ist auch – ab 01.01.2025 müssen E-Rechnungen „nur“ empfangen werden, aber ab 01.01.2028 müssen sämtliche Unternehmer auch E-Rechnungen schreiben, d. h. auch z. B. Kleinunternehmer-Vereine mit nur 1-2 Sponsoren müssen die Sponsoringrechnung als E-Rechnung schreiben und versenden.
(c) Steuerberatung Sandra Oechler
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