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Fachbeiträge
Die kleine Reihe "Datenschutzprobleme im Verein" - Der Einstieg: Wie geht der Verein mit personenbezogenen Daten um?
Für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten verlangt das Bundesdatenschutzgesetz (§ 4a BDSG), eine (datenschutzrechtlich) wirksame Einwilligung bei den betroffenen Personen/Mitgliedern einzuholen.
Das setzt voraus, dass für die Erteilung der Einwilligung hierüber ausreichend und verständlich informiert wurde, welche Daten genau aufgrund der Einwilligung und für welchen Zweck erhoben, dann verarbeitet und genutzt werden sollen. Soweit eine Weitergabe der Daten beabsichtigt oder wegen Verbandszugehörigkeit ggf. erforderlich ist, fällt auch dies unter die grundsätzliche Informationspflicht.
Das Innenministerium Baden-Württemberg weist dazu in seinen aktuellen Informationen über die datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen beim Umgang mit personenbezogenen Daten in der Vereinsarbeit darauf hin, dass diese Einwilligung der Schriftform bedarf. Ausnahmen sind dann nur gegeben, wenn die vorherige Einholung einer schriftlichen Einwilligung wegen besonderer Eilbedürftigkeit nicht möglich ist. Oder aber etwa im Rahmen einer langjährigen Vereinsmitgliedschaft nach einer ersten schriftlichen Einwilligungserklärung auch für spätere Datenerhebungen oder -verarbeitungen dann ein mündliches Einverständnis für die weitere Nutzung ausreicht.
Achtung!
Die Tatsache, dass die notwendige Einholung einer schriftlichen Einwilligung bei der Vereinsarbeit einiges an zusätzlicher Zeit und Aufwand erfordert, reicht nicht aus.
Wenn die Einwilligungserklärung, wie heute relativ üblich in der Vereinspraxis, etwa beim Vereinseintritt auf dem Aufnahmeformular zusammen mit anderen Erklärungen abgegeben wird, muss das in geeigneter Weise deutlich gemacht werden. Etwa durch drucktechnische Hervorhebung der Erklärung oder etwas abgesetzt vom sonstigen Text.
Was auf alle Fälle nicht geht!
Die gelegentlich anzutreffende Auffassung, dass eine datenschutzrechtliche Einwilligung der Vereinsmitglieder durch Mehrheitsbeschluss in der Mitgliederversammlung (oder des Vorstands) ersetzt werden kann, ist insoweit unzutreffend.
Wobei ergänzend darauf hingewiesen werden kann, dass auch eine (unterstellte) Einwilligung, egal aus welchem Grund, vom Betroffenen jederzeit widerrufen werden kann.
Was ist mit den Kindern und Jugendlichen als Mitglieder?
Unabhängig von rechtsgeschäftlichen Erklärungen können diese, soweit sie in der Lage sind, die Konsequenz der Speicherung und Verwendung ihrer Daten zu übersehen, sich altersunabhängig auch verbindlich dazu äußern. Eine starre Altersgrenze, ab der die Einsichtsfähigkeit angenommen werden kann, gibt es nicht. Auf der sicheren Seite ist ein Verein dann, wenn Zweifel an der Einsichtsfähigkeit altersbedingt bestehen, dass dann die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der personenbezogenen Daten erst nach vorheriger Einwilligung des oder der Sorgeberechtigten erfolgt.
(Quelle: http://www.redmark.de/verein/newsDetails?newsID=1305887259.53&d_start:int=4&topic=RechtOrganisation&topicView=Recht%20%26%20Organisation&b_start:int=0&-C=)