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Fachbeiträge
Die steuerliche Behandlung von Abteilungen
Alle wesentlichen Grundentscheidungen des Vereinslebens gehören in die Satzung! Dieser Leitsatz des Bundesgerichtshofs hat zur Folge, dass alle wichtigen Sachverhalte des Vereins bzgl. Aufbau, Organisation und Struktur eine Satzungsgrundlage benötigen. Eine Vereins-/Abteilungsordnung stellt keinen ausreichenden Ersatz für Satzungsregelungen dar.
Somit ist auch für den wirksamen Erlass einer Vereinsordnung eine entsprechende Satzungslegitimation notwendig. Auch muss in der Satzung geregelt sein, wer über Gründung, Änderung und Auflösung der Abteilung entscheidet, welche Mehrheiten zur Beschlussfassung zu beachten sind uvm.
Zu unterscheiden sind die unselbständige Untergliederung, die keine eigene Struktur und Verwaltung hat und der selbständige Zweigverein. Dieser liegt vor, wenn folgende vom Bundesgerichtshof entwickelten Kriterien erfüllt sind:
- Auf Dauer angelegt,
- Wahrnehmung von Aufgaben nach außen,
- Auftreten nach außen im eigenen Namen,
- Eigene handlungsfähige Organisation vorhanden,
- Eigene Kassenführung vorhanden,
- Keine eigene Satzung vorhanden.
Der Leiter einer Untergliederung („Abteilungsleiter“) ist nicht automatisch Vorstandsmitglied i. S. d. § 26 BGB. Sofern die Satzung diese Möglichkeit vorsieht, kann er jedoch zum sog. Besonderen Vertreter (§ 30 BGB) bestellt werden.
Im Zweifel muss davon ausgegangen werden, dass der Hauptverein auch für die Verbindlichkeiten einer Abteilung haftet, es sei denn, die Haftung kann im Einzelfall eindeutig der Abteilung zugeordnet werden.
Mitgliedschaften können sich ausschließlich aus der Mitgliedschaft im Hauptverein selbst ableiten. Erst im zweiten Schritt können sich Mitglieder intern für die Mitgliedschaft in einer entsprechenden Abteilung entscheiden. Umgekehrt ist eine Kündigung der Mitgliedschaft nur gegenüber dem Hauptverein wirksam.
Unabhängig von diesen juristischen Differenzierungen gilt steuerrechtlich der Grundsatz:
Ein Verein – eine Steuernummer – ein(e) Jahresabschluss/Steuererklärung
Eine mehrfache Inanspruchnahme div. Freigrenzen/Freibeträge durch Aufgliederung des Vereins in mehrere Abteilungen ist nicht möglich!
Alle Einnahmen und Ausgaben des „Hauptvereins“ und sämtlicher Abteilungen sind in einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (oder ggf. Bilanz) zu erfassen und finden so Eingang in die entsprechenden Steuererklärungen. Eine Übernahme nur der Salden am Jahresende ist aufgrund des gesetzlich verankerten Saldierungsverbots nicht zulässig!
Natürlich ist es möglich und oftmals sicher auch notwendig, dass die einzelnen Abteilungen eine eigene Kassenführung haben. Doch darf hieraus nicht der Schluss gezogen werden, es handele sich deshalb um eigene Vereine mit eigenen Steuerfreibeträgen. Im Übrigen muss auch die Buchhaltung einer Abteilung den gemeinnützigkeits- und steuerrechtlichen Vorschriften entsprechen, d. h. es hat eine Aufteilung in die vier Vermögensbereiche eines gemeinnützigen Vereins zu erfolgen, die Unterlagen der Abteilung unterliegen ebenfalls der Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren, und auch die Mittel der Abteilungen unterliegen dem Grundsatz der zeitnahen Mittelverwendung und dürfen/müssen Rücklagen zugeführt werden etc.
(c) Steuerberatung Sandra Oechler