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Kassenprüfung

Die Kassenprüfung – oftmals ein jährlich wiederkehrendes Ärgernis für den Kassenwart und nicht selten der Grund für Unstimmigkeiten. Grundsätzlich gibt es keine gesetzliche Verpflichtung für eine Kassenprüfung. Dementsprechend existiert auch keine verbindliche (Muster-)Satzungsregelung, die sowohl den Vereinsmitgliedern als auch den Vorständen eine Handlungsanweisung bieten könnte. Genau das ist der Grund für eine oftmals seit Jahren oder gar Jahrzehnten ausgeübte Vereinspraxis, deren Statthaftigkeit und effektive Durchführung überprüft werden sollte. Denn es darf nicht vergessen werden, dass die Kassenprüfung die Grundlage für eine Entlastung des Vorstands darstellt, d. h. aufgrund der Ergebnisse der Kassenprüfung werden (im Optimalfall) sämtliche Vorstandsmitglieder von Schadensersatzansprüchen des Vereins freigestellt.

Sofern die Satzung keine anderweitigen Regelungen vorsieht, kann das Amt des Kassenprüfers bekleidet werden von

• Vereinsmitgliedern,
• Nicht-Vereinsmitgliedern sowie
• Externen Dritten (z. B. Steuerberater/Wirtschaftsprüfer).

Vorstandsmitglieder können aus Gründen des Interessenkonflikts grundsätzlich nicht als Kassenprüfer fungieren!

Die Satzung sollte Regelungen darüber enthalten

• Wie viele Kassenprüfer gewählt werden,
• Wie lange die Amtszeit des Kassenprüfers ist,
• Ob bzw. wie oft eine Wiederwahl zulässig ist,
• In welchem Turnus der Kassenprüfer zu wählen ist.

Häufige Streitpunkte in Vereinen sind der Umfang der Prüftätigkeit und die Rechte des Kassenprüfers (die sich wiederum aus dem Umfang der Prüftätigkeit ergeben). Auch hier die Empfehlung: Regeln Sie dies in der Vereinssatzung (oder ggf. auch in Finanzordnungen o. ä.), um Differenzen zu vermeiden und von Beginn an für alle Beteiligten klare Vorgaben zu haben!

Sofern keine Satzungs-/Ordnungsregelungen zum Prüfungsumfang existieren, erstreckt sich die Prüfung üblicherweise auf

• die Kassenführung, insbesondere Bestandsprüfung;
• die Überprüfung, ob die Mittel wirtschaftlich verwendet wurden;
• ob die Ausgaben sachlich gerechtfertigt, rechnerisch richtig und korrekt belegt sind;
• falls ein Haushaltsplan besteht, die Überprüfung von Abweichungen zu den festgelegten Budgets.

Gerade in den Fällen, in denen Vereine bereits einen Steuerberater mit der Erstellung der Finanzbuchhaltung/des Jahresabschlusses beauftragt haben, können sich dessen Aufgabe mit der Aufgabe des Kassenprüfers sinnvoll ergänzen, denn im Regelfall wird es nicht Bestandteil des Mandats des Steuerberaters sein, eine sachliche Rechtfertigung und/oder die Wirtschaftlichkeit der vom Vorstand getätigten Ausgaben zu prüfen. Genau hier kann jedoch z. B. der Prüfungsauftrag des Kassenprüfers ansetzen.

Nicht zuletzt ist zu beachten, dass auch Kassenprüfer in Haftung genommen werden können.

Beispiel: Der Vorstand führt die Geschäfte des Vereins nicht ordnungsgemäß insofern, als nicht sämtliche getätigte Ausgaben durch Originalrechnungen belegt sind. Die Kassenprüfer erkennen dies bei ihrer Prüfung, teilen es dennoch der Mitgliederversammlung nicht mit, so dass es zu einer uneingeschränkten Entlastung des gesamten Vorstands kommt. Bei einer späteren Betriebsprüfung durch das Finanzamt kommt es zu Steuernachzahlungen, für die der Verein den Vorstand regresspflichtig machen will. Dies ist jedoch aufgrund der erteilten Entlastung, d. h. die Freistellung von jeglichen Schadenersatzansprüchen nicht möglich, so dass eine Haftung der Kassenprüfer aufgrund deren vorsätzlichen bzw. grob fahrlässigen Verhaltens in Betracht kommt.

Eine „Checkliste zur Kassenprüfung“ finden Sie hier. Diese Aufzählung ist nicht abschließend und auf jeden Einzelfall individuell anzupassen!

(c) Steuerberatung Sandra Oechler

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