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Probleme bei der Besetzung von Vorstandsämtern

Vorstand im vereinsrechtlichen Sinne ist der Vorstand nach § 26 BGB, der in das Vereinsregister eingetragen werden muss. Veränderungen im Vorstand betreffen also immer das Vereinsregister! Maßgebend sind zunächst stets die Regelungen der Satzung, da das BGB-Vereinsrecht wenig Lösungen anbietet. Es kommt also darauf an, durch klare Satzungsregelungen die wesentlichen Fragen zu klären, um für den Fall der Fälle vorbereitet zu sein. Jedoch nicht alle Fragen lassen sich durch die Satzung regeln. Grundsätzlich muss zwischen zwei Standardsituationen unterschieden werden:

• ein Vorstandsamt wird während der laufenden Amtsperiode vakant und

• ein Vorstandsamt kann nach Ende der Amtszeit nicht besetzt werden.

Vorstandsamt wird während der Amtszeit vakant

Es gibt verschiedene Ereignisse, warum ein Vorstandsmitglied während der laufenden Amtsperiode sein Amt nicht mehr ausüben kann oder will. Gleich, aus welchem Grund, ist dann das Ergebnis, dass der Vorstand nicht mehr vollständig besetzt ist, was den Verein in erhebliche Schwierigkeiten bringen kann.  

Wenn ein Vorstandsmitglied aus dem Amt ausscheidet, muss der Verein umgehend die Löschung des Vorstandsmitglieds im Vereinsregister beantragen. Als Nachweis für das Ende des Amtes muss dem Registergericht dazu ein schriftlicher Nachweis (Urkunde) vorgelegt werden (z. B. das Rücktrittsschreiben).

Aus haftungsrechtlichen Gründen sollten der Verein und das betroffene Vorstandsmitglied den Zeitpunkt des (vorzeitigen) Ausscheidens genau dokumentieren, da dies später haftungsrechtlich von Bedeutung sein kann. Mit der Beendigung des Amtes endet auch die haftungsrechtliche Verantwortung!

Die Beendigung des Amtes hat nichts mit der Entlastung zu tun. Die Beendigung des Amtes ist also unabhängig von der Entlastung möglich. Aber: vor allem das betroffene Vorstandsmitglied sollte darauf achten, dass ihm der Verein bis zum Zeitpunkt seines Ausscheidens aus dem Amt die Entlastung erteilt oder dies später nachgeholt wird.

In der Rechtsprechung wird die Auffassung vertreten, dass ein nicht vollständig besetzter Vorstand intern nicht mehr beschlussfähig ist, d. h. keine Geschäftsführungsentscheidungen mehr treffen kann. Damit wäre der Verein nicht mehr handlungsfähig. Diese Situation sollte daher in der Satzung geregelt werden. Dieses Problem gilt auch dann, wenn nach Ablauf der Amtszeit ein Vorstandsamt nicht besetzt werden kann.

Zentrales Problem beim vorzeitigen Ausscheiden von Vorstandsmitgliedern ist die Frage, ob der Verein mit den verbleibenden Vorstandsmitgliedern im rechtsgeschäftlichen Außenverhältnis noch handlungsfähig ist, d. h. die Vertretung des e. V. im Außenverhältnis nach der Vertretungsregelung des Vereins noch gegeben ist. Dies hängt entscheidend von der Regelung der Vertretung des Vereins nach der Satzung ab.

Kann der Vorstand ergänzt werden? Ist eine kommissarische Berufung außerhalb der Mitgliederversammlung möglich? Grundsätzlich ja, wenn die Satzung dafür eine Grundlage enthält („Selbstergänzungsklausel“). Sonst nein, sodass eine Nachwahl im Rahmen einer außerordentlichen Mitgliederversammlung erforderlich wäre.

Denkbar wäre aber auch die Personalunion, d. h. ein Vorstandsmitglied übernimmt zwei Vorstandsposten.

Im Zweifel kann das Dauerproblem der Unterbesetzung des Vorstands nur durch eine Satzungsänderung gelöst werden: entweder der Vorstand wird verkleinert oder man verzichtet auf die Benennung bestimmter Amtsbezeichnungen, um die Kandidatensuche künftig zu erleichtern.

Vorstandsamt kann nach Ende der Amtszeit nicht besetzt werden

In dieser Situation kommt es entscheidend darauf an, ob nur ein einzelnes Amt des Vorstands nicht besetzt werden kann oder gleich mehrere. Dies ist für die Frage entscheidend, ob der Verein im Außenverhältnis aufgrund der Vertretungsregelung noch handlungsfähig ist.

Um das Risiko der Handlungsunfähigkeit zu vermeiden, sollte die Satzung eine sog. Übergangsklausel enthalten, wonach die bisherigen Vorstandsmitglieder das Amt erst einmal (befristet) weiterführen müssen, bis eine Nachwahl erfolgt ist.

Es muss darauf geachtet werden, dass ausgeschiedene Vorstandsmitglieder aus dem Vereinsregister gelöscht werden.

_{(Quelle: http://www.verein-aktuell.de/vereinsrecht-organisation-fuehrung/vorstand-mitgliederversammlung-co/probleme-bei-der-besetzung-von-vorstandsaemtern)}

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