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Probleme mit ausgeschiedenen Vorstandsmitgliedern

Vorstandsmitglieder scheiden – gleich aus welchem Grund – freiwillig oder unfreiwillig aus dem Amt aus, das liegt in der Natur der Sache. Dabei kommt es in der Praxis immer wieder zu Problemen und rechtlichen Auseinandersetzungen, die sich auch jahrelang hinziehen können. Neue Vorstände und Nachfolgevorstände leiden häufig unter dieser Situation und sind häufig überfordert, die erforderlichen rechtlichen Maßnahmen einzuleiten.

Im Fokus der Betrachtung stehen die Vorstandsmitglieder, die dem Vorstand nach § 26 BGB des Vereins angehören, also zum gesetzlichen Vorstand eines e. V. gehören. Diese Vorstandsmitglieder sind in das Vereinsregister eingetragen und haben damit die Funktion des gesetzlichen Vertreters des Vereins. Sie unterliegen den strengen haftungsrechtlichen Anforderungen im Rahmen der Geschäftsführung. Diese Vorstandsmitglieder müssen daher ein Interesse an einer korrekten und satzungsgemäßen Amtsausübung haben und sollten genau wissen, ob sie (noch) im Amt sind oder nicht und welche Folgen und Konsequenzen sie noch nach Ende der Amtszeit treffen können. 

Das Vorstandsamt kann auf verschiedene Art und Weise enden:

• freiwillig
  • die Amtszeit nach der Satzung ist abgelaufen
  • der Vorstand tritt (freiwillig) vom Amt zurück
• unfreiwillig
  • das Vorstandsmitglied wird abberufen/abgewählt
  • Ausschluss aus dem Verein

• zeitweise/vorübergehende Hinderung an der Amtsausübung

• durch Tod des Vorstandsmitglieds.

Bei jeder Fallgestaltung muss der amtierende/verbleibende Vorstand reagieren und Maßnahmen ergreifen, die vor allem dazu dienen, den Verein zu schützen, seine Handlungsfähigkeit zu sichern und Schäden abzuwenden, bzw. noch offene Ansprüche des Vereins durchzusetzen. 

Viele Probleme beginnen mit der Satzung des Vereins, die der Frage des freiwilligen oder unfreiwilligen Ausscheidens aus dem Vorstandsamt nicht die genügende Aufmerksamkeit widmet.

Wichtig sind aber Regelungen, die ein schnelles Reagieren ermöglichen und wasserdichte Regelungen vor allem für den Ausschluss eines Vorstandsmitglieds aus dem Verein enthalten. Auch die Frage der kurzfristigen Verkleinerung des Vorstands (z.B. im Rahmen der Personalunion) oder die Frage der Beschlussfähigkeit bei nicht vollständiger Besetzung des Vorstands müssen geklärt sein. 

Wenn der Vorstand nach § 26 BGB aufgrund des Ausscheidens eines Vorstandsmitglieds nicht mehr vollständig besetzt ist, muss der Restvorstand handeln und dabei die Satzung des Vereins beachten:

• Löschung des ausgeschiedenen Vorstandsmitglieds beim Vereinsregister beantragen!
• Ist der Vorstand/Verein noch handlungsfähig?
• Wie ist die Vertretungsregelung nach der Satzung?
• Ist der Vorstand noch beschlussfähig?
• Kann eine Selbstergänzung (kommissarische Berufung) der verkanten Vorstandsposition nach der Satzung erfolgen?
• Wenn ja, durch welches Organ? Und mit welchem Verfahren?
• Muss eine Nachwahl des Vorstands erfolgen?Wenn ja, in einer außerordentlichen Mitgliederversammlung?
• Kann die vakante Vorstandsposition nach der Satzung in Personalunion durch ein anderes Vorstandsmitglied (befristet) übernommen werden?

Häufig verabschieden sich Vorstandsmitglieder „sang- und klanglos“ von der Bühne, ohne dass Unterlagen, Verträge, Bank- und Kontounterlagen und vor allem Dateien vom privaten Computer an den Restvorstand im Sinne einer ordnungsgemäßen Amtsübergabe ergeben werden.

Besonders problematisch sind die Fälle, bei denen sich die Geschäftsstelle im Wohnzimmer des ausgeschiedenen Vorstandsmitglieds befunden hat. Was ist privat und was ist Eigentum des Vereins? In der Praxis äußerst wichtige Fragen, die für die weitere Zukunft des Vereins von größter Bedeutung sein können. 

Bei der Frage der Beendigung des Amtes spielt die Erteilung der Entlastung und das Ende der persönlichen Haftung eine zentrale Frage. Nicht selten ist in der Praxis schon unklar, wann denn das Amt des Vorstandsmitglieds geendet hat.

(Quelle: http://www.verein-aktuell.de/vereinsrecht-organisation-fuehrung/vorstand-mitgliederversammlung-co/probleme-mit-ausgeschiedenen-vorstandsmitgliedern)

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