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Vereinsorganisation: Optimal und rechtlich sicher aufbauen

Die Vereinssatzung gehört regelmäßig auf den Prüfstand! Diese Erkenntnis hat sich zunehmend in der Vereins- und Verbandslandschaft durchgesetzt, denn die einmal vor Jahren beschlossene Satzung veraltet im Laufe der Zeit. Dafür gibt es verschiedene Gründe, wie z. B. gesetzliche Änderungen und neue Erkenntnisse aus der Rechtsprechung. Auch machen allgemeine Entwicklungen, wie die neuen Medien und das Thema Datenschutz, vor den Vereinen nicht halt. Einladungen zur Mitgliederversammlung via Internet oder E-Mail waren vor einigen Jahren noch kein Thema, heute sind sie weit verbreitet und üblich. Diese Themen stellen hohe Anforderungen an die Vereinsorganisation und -führung und erst recht an die Satzung des Vereins. In Gesprächen mit Vereinsvertretern ist leider immer wieder festzustellen, dass Satzungen nicht der aktuellen Rechtslage entsprechen und häufig gravierende Fehler enthalten.

Auf der anderen Seite ist die Vereinslandschaft seit einigen Jahren im Umbruch. In vielen Traditionsvereinen fand ein Generationswechsel statt. Neue Vorstände bringen neue Ideen und andere Vorstellungen zur Führung und Leitung des Vereins ein. So gibt es einen starken Trend in der Praxis, Vereine weiterzuentwickeln, zu optimieren und neu auszurichten. Ein Prozess, der in der freien Wirtschaft und in der Organisationswelt selbstverständlich ist und als normal empfunden wird – nicht dagegen in der Vereinsarbeit.  

Die erfolgreiche Bewältigung von organisatorischen Veränderungen wird aber erfreulicherweise zunehmend ein Thema in der Vereinswelt. Dabei geht es um weit mehr als um eine Satzungsänderung. Wird das Thema Satzungsänderung häufig noch als lästig und zum Teil überflüssig abgetan und gern auf eine sich totlaufende Arbeitsgruppe des Vereins verlagert, stellt sich die Gestaltung eines Wandlungsprozesses als weitaus komplizierter und anspruchsvoller dar.

Vereine besitzen ein erstaunlich konservatives Beharrungsvermögen und sind eben nicht ohne Weiteres mit einem Unternehmen oder einem Betrieb in der freien Wirtschaft zu vergleichen, da die Gesetzmäßigkeiten und Besonderheiten einer nach wie vor häufig rein ehrenamtlichen Organisation und Führung nicht unterschätzt und missachtet werden dürfen. 

Aus der betriebswirtschaftlichen Organisationslehre ist längst bekannt, dass der organisatorische Wandel ein zentrales und eigenständiges Problem für die Führung (eines Vereins) darstellt und als solches erkannt werden muss. Dazu müssen spezielle Ansätze zur Lösung entwickelt werden. Heute ist die Gestaltung von Wandlungsprozessen – auch in Vereinen – längst als eine zentrale Managementaufgabe erkannt worden und zunehmend auch Gegenstand von Untersuchungen und der Forschung.      

Die Funktionstüchtigkeit neuer Strukturen und Organisationsansätze hängt dabei ganz wesentlich von der Akzeptanz durch die Vereinsmitglieder und was viel wichtiger ist, die der Amtsinhaber und Betroffenen ab. Das Phänomen des „Widerstands gegen Änderungen“ spielt nicht nur im Privat- und Berufsleben, sondern noch extremer in der Vereinsarbeit eine zentrale Rolle. Dies liegt u. a. darin begründet, dass viele Amtsinhaber und Funktionsträger des Vereins den Verein und ihr dortiges Aufgabenfeld als ihre „heile Welt“ betrachten und sich nicht den Zwängen des Berufslebens ausgesetzt sehen wollen. Aus diesem Grund werden häufig jegliche Änderungen abgelehnt („Das haben wir schon immer so gemacht“). Dies ist menschlich verständlich, führt aber dazu, dass viele Vereine in ihrer Entwicklung stehen geblieben sind.

Ein deutliches Indiz dafür sind die bereits oben erwähnten, häufig seit Jahren überalterten Satzungen. Denn: Satzungen, die seit Jahren nicht „angefasst“ worden sind, zeigen, dass auch die Organisation und die Struktur des Vereins nicht verändert wurde. Denn sonst wäre die Satzung, die die Aufbau- und Ablauforganisation abbilden muss, geändert worden.

Die Grundlage, wie ein eingetragener Verein (e. V. nach § 21 BGB) als sog. Idealverein aufzubauen, zu führen und zu leiten ist, liefert das BGB-Vereinsrecht. Die Kenntnis dieser Grundlagen und des sich daraus ergebenden rechtlichen Rahmens sind daher unabdingbar, wenn man sich als „Architekt“ eines Vereins betätigen will und wissen möchte, welche Regelungen in der Satzung des Vereins zu treffen sind.

• Welche Organisation und welche Organe muss ein Verein haben?

• Welche rechtlichen Vorgaben gibt es für die Organisation und die Führung eines Vereins?

• Welchen Gestaltungsspielraum hat man bei der Ausgestaltung der Satzung?

Dies sind nur einige Fragen, über die man sich im Vorfeld im Klaren sein muss, da ohne diese Kenntnis die Ausgestaltung der Satzung als rechtliches Fundament des Vereins nicht gelingen kann.

Das Vereinsrecht räumt jedem Verein einen unschätzbaren und weiten Gestaltungsspielraum ein. Diesen gilt es zu nutzen. Kaum eine andere Gesellschaftsform im deutschen Gesellschaftsrecht unterliegt so wenigen gesetzlichen Vorgaben wie das Vereinsrecht.   

Das Gesetz schreibt nur die beiden Pflichtorgane, nämlich den Vorstand nach § 26 BGB und die Mitgliederversammlung vor. Ergänzend kann die Satzung noch die Berufung von besonderen Vertretern nach § 30 BGB vorsehen. Weitere Organe oder Gremien kennt das Vereinsrecht nicht und enthält dazu auch keine weiteren Regelungen.

Der Bundesgerichtshof (BGH) hat für das Vereinsrecht den sog. Wesentlichkeitsgrundsatz entwickelt. Dieser besagt, dass alle wesentlichen Grundentscheidungen zur Organisation, zur internen Willensbildung und zur Führung der Vereinsgeschäfte wie auch das Verhältnis zwischen Verein und seinen Mitgliedern in der Satzung des Vereins (detailliert) geregelt sein müssen. Der „Flucht in die Vereinsordnungen“ hat der BGH bereits seit vielen Jahren eine klare Absage erteilt, als erkennbar wurde, dass viele Vereine versucht haben, elementare Regelungen des Vereinslebens in nachrangige (satzungsergänzende) Vereinsordnungen auszulagern. Dies ist der falsche Weg.  

Viele Satzungen leiden darunter, dass die Vereinsorganisation eine große Anzahl von Organen, Gremien, Ausschüssen und Kommissionen aufweist, ohne dass deren Aufgaben und Zuständigkeiten beschrieben, geschweige denn klar geregelt sind. Zuständigkeitsabgrenzungen und Kompetenzkonflikte sind dann häufig anzutreffen und lähmen den Verein. So ist nicht selten anzutreffen, dass elementare Zuständigkeiten der Geschäftsführung dem Vorstand nach § 26 BGB durch die Satzung entzogen und auf andere Gremien delegiert worden sind. Im Außenverhältnis ist der Vorstand nach § 26 BGB aber gegenüber Dritten – je nach Einzelfall – für die Geschäftsführungsentscheidung haftungsrechtlich verantwortlich und haftet persönlich mit seinem Privatvermögen (so z. B. die steuerrechtliche Haftung nach §§ 34, 69 AO). Satzungsregelungen enthalten daher nicht selten Haftungsfallen für den Vorstand nach § 26 BGB, dies ist insbesondere häufig bei Mehrspartenvereinen mit fachlichen oder regionalen Untergliederungen anzutreffen.

Der BGH hat in den zurückliegenden Jahren immer wieder deutlich gemacht, dass der Vorstand des Vereins die Verantwortung für das Handeln des Vereins und damit für die Entscheidungen im Verein trägt. Daraus resultiert eine Organisationspflicht, d. h. der Vorstand muss dafür sorgen, dass die Ablauf- und Aufbauorganisation des Vereins so ausgerichtet ist, dass sich der Verein gesetz- und rechtmäßig verhält. Unterlässt dies der Vorstand, kann er sich im Einzelfall des Vorwurfs des Organisationsverschuldens ausgesetzt sehen.

Grund und Anlass genug für jeden Vorstand, sich intensiv mit der Satzung des Vereins und den Organisationsgrundsätzen des Vereinsrechts auseinanderzusetzen und den eigenen Verein auf den Prüfstand zu stellen.

Für alle satzungsrechtlichen Fragen haben wir kompetente und individuell auf Ihren Verein abgestimmte Antworten. Sprechen Sie uns an! Wir stehen Ihnen jederzeit gerne mit Rat und Tat zur Verfügung.

 

(Quelle: http://www.redmark.de/verein/newsDetails?newsID=1279789728.06&d_start:int=0&topic=RechtOrganisation&topicView=Recht%20%26%20Organisation&b_start:int=0&-C=)

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