Fachbeiträge

In § 63 der Abgabenordnung (AO) heißt es im Absatz 1: „Die tatsächliche Geschäftsführung der Körperschaft muss auf die ausschließliche und unmittelbare Erfüllung der steuerbegünstigten Zwecke gerichtet sein und den Bestimmungen entsprechen, die die Satzung über die Voraussetzungen für Steuervergünstigungen enthält.“

 

Die Tätigkeit des Vereins darf also nicht nur auf dem Papier (sprich in der Satzung) stehen – sie muss auch nachweisbar gelebt werden. In einem Anwendungserlass zum § 63 hat deshalb das Finanzministerium festgestellt, dass die Vereine einen zusätzlichen Tätigkeitsbericht beim Finanzamt vorlegen müssen. Für den Tätigkeitsbericht gibt es keine Formvorgaben. Er sollte aber sachlich sein, damit er vom Finanzamt ernst genommen wird. Er darf aber auch Fotos, Presseberichte und Ähnliches beinhalten.

 

Ganz wichtig: Der Tätigkeitsbericht sollte nicht zu umfangreich sein. Bedenken Sie, dass der Finanzbeamte den Bericht nicht lesen will, sondern muss.

 

Der Bericht sollte ein Inhaltsverzeichnis haben, in dem die einzelnen, dargestellten Aktionen aufgelistet werden. Achten Sie hier darauf, dass sich schon im Inhaltsverzeichnis nur Aktionen und Berichte wiederfinden, die eindeutig der gemeinnützigen Tätigkeit zuzuordnen sind.

 

Die Weihnachtsfeier, der Vereinsausflug usw. sollten auf einer Seite möglichst kurz zusammengefasst werden. Dieser Sammelbeitrag kommt möglichst weit nach hinten in den Bericht. Der Finanzbeamte sollte schon davon überzeugt sein, dass der Verein seinen satzungsgemäßen Verpflichtungen im vollen Umfang nachkommt, bevor es zu diesem Bericht kommt.

 

Auch inhaltlich sind Sie in der Gestaltung des Tätigkeitsberichtes frei. Wenn Sie sich an den Bericht machen, denken Sie immer daran, für wen er gedacht ist. Das Finanzamt interessiert sich besonders für Aspekte, die darauf schließen lassen, dass die Buchhaltung des Vereins nicht so ganz in Ordnung sein könnte. Vergleichen Sie deshalb jeden Beitrag nochmals mit der Vereinsbuchhaltung. Es wäre doch fatal, wenn Sie beispielsweise im Tätigkeitsbericht von „über 100 Besuchern“ schreiben und in der Buchhaltung sind nur 40 zahlende Gäste erfasst. Dass dann der aufmerksame Finanzbeamte stutzig wird, dürfte wohl niemanden überraschen.

 

Schreiben Sie den Tätigkeitsbericht nicht wie eine Werbebotschaft des Vereins. Hier geht es nicht darum, Außenstehende davon zu überzeugen, dass Ihr Verein der tollste, beste und überhaupt das Nonplusultra ist. Beschränken Sie sich lieber auf das Minimum an Informationen, das der Finanzbeamte fordert. Hier geht es um das steuerbegünstigte Handeln des Vereins.

 

Der Fiskus interessiert sich beispielsweise für die Mitgliederversammlung. Hier reicht es aber, wenn Sie kurz schildern, dass sie stattgefunden hat und welche Beschlüsse dabei gefasst wurden. Dass sich Maier mit Schulze gestritten hat, muss das Finanzamt nicht wissen.Prüfen Sie jeden Teil Ihres Tätigkeitsberichts danach, ob er Ihnen gegenüber dem Finanzamt nutzt. Sie haben die Fäden in der Hand. Nutzen Sie diesen Vorteil. Bedenken Sie dabei auch, dass Sie nicht alles schreiben müssen, was Sie wissen.

 

Je nach Vereinsart sollte der Tätigkeitsbericht folgendermaßen aufgebaut sein:

• Aktuelle Daten über Mitglieder, betreute Personen, Jugendgruppen usw. Angaben über Sponsoren können nützlich sein, aber das ist von Fall zu Fall zu bedenken.
• Übersicht der regelmäßigen satzungsgemäßen Arbeiten. Diese werden häufig nur am Rande erwähnt, weil sie Ihnen selbstverständlich vorkommen. Doch das ist ein gravierender Fehler. Gerade wiederkehrende Tätigkeiten unterstreichen, dass Sie satzungskonform tätig sind und damit die steuerliche Entlastung gerechtfertigt ist.
• Kurze Berichte über die Aktionen und Angebote, die der Verein zur Erfüllung seiner satzungsgemäßen Aufgaben durchgeführt bzw. realisiert hat. Die Beiträge sollten Sie nach Zielgruppen trennen. Dabei stehen Kinder immer ziemlich weit vorne (beispielsweise Berichte von den Bambini im Fußballverein).
• Aktivitäten, die zwar steuerbegünstigt sind, aber nicht durch die Satzung des Vereins abgedeckt werden, sollten Sie weiter hinten im Bericht aufführen.
• Wenn Sie nicht ganz darauf verzichten, bringen Sie die Aktivitäten, die nicht steuerbegünstigt sind, in einer kurzen Zusammenfassung am Schluss des Berichts unter.

Der Tätigkeitsbericht sollte thematisch gegliedert sein. Sie müssen nicht die chronologische Reihenfolge einhalten.